RAS instellen

#RAS instellen

In dit hoofdstuk wordt kort uitgelegd hoe je RAS voor het eerste gebruik kunt instellen. Per onderdeel wordt uitgelegd waarvoor het onderdeel dient, wat de opties zijn en hoe dit in RAS eruit komt te zien. Dit hoofdstuk is vooral van belang wanneer RAS voor het eerst in gebruik wordt genomen. Het hoofdstuk is geschreven voor gebruikers met de bevoegdheid om de stamdata aan te passen, oftewel gebruikers met het recht administration, zie ook rechten.

Zoals genoemd, zijn er 3 soorten beoordelingen; proces, project en standaard. Grofweg gezegd moet je voordat je een beoordeling start hetgeen wat beschreven is in de tabel, hebben ingesteld. Door op de cellen in de tabel te klikken, kom je bij het desbetreffende hoofdstuk met uitleg.

Algemeen
- Gebruiksrechten voor RAS
- Bedrijven
- Taal: Standaardtaal en de PDF instellingen (labels en teksten)

Project	Standaard	Proces
- Sjabloon: Extra opties en scores voor de ernst en kans en eventueel blootstelling	- Sjabloon: Extra opties en scores voor de ernst en kans en eventueel blootstelling	- Koppeling bedrijven met bedrijven in de process manager
- Beoordelingstype: Groepen enfactoren in de wizard van de beoordelingstype	- Beoordelingstype: Groepen en factoren in de wizard van de beoordelingstype	- Sjabloon: Extra opties en scores voor de ernst en kans en eventueel blootstelling

#Rechten instellen

De gebruiksrechten voor RAS kun je toekennen in VAULT. Voor een uitleg hierover, kun je hier verder lezen. Naast een aantal algemene bevoegdheden kun je ook bevoegdheden per bedrijf instellen. Zo kun je dus instellen dat een gebruiker wel de bevoegdheid heeft om een Risk Assesment te starten voor het ene bedrijf en niet voor het andere.

#Bedrijf aanmaken

Als je een nieuwe beoordeling start, kun je kiezen vanuit welk bedrijf dit gedaan moet worden. Het bedrijf dat je selecteert komt boven de rapportage te staan. Een van de eerste dingen die je kunt instellen in RAS, is uit welke bedrijven je organisatie bestaat en dus uit welke bedrijven je kan kiezen wanneer je een beoordeling start.

Je kunt een nieuw bedrijf toevoegen of bestaande bedrijven beheren in het menu Bedrijven. Dit menu is te vinden in het submenu van Stamdata.

Per bedrijf moet je een naam en code meegeven. De naam en de code worden in RAS gebruikt om het bedrijf aan te duiden. Onder Naam en code staat de extra optie bedrijf. Met het invoerveld bedrijf kun je het nieuwe bedrijf aan een bestaand bedrijf in de Process manager koppelen (mits je deze module ook in gebruik hebt). Dit is van belang wanneer je een proces beoordeling wilt uitvoeren.

Sommige gebruiksrechten kun je per bedrijf instellen. Zo kun je bijvoorbeeld een gebruiker wel het recht geven om een analyse te starten in het ene bedrijf, maar niet in het andere. Hierover meer onder rechten instellen.

#Stap voor stap instructie

0:20 - Navigeren naar het menu Bedrijven
0:32 - Een nieuw bedrijf aanmaken
0:45 - Een bedrijf koppelen aan een bedrijf in de Process Manager
0:58 - Een bedrijf aanpassen
1:11 - Een bedrijf verwijderen

#Taal aanmaken

RAS kan meerdere voertalen faciliteren. Voor de integriteit van de applicatie moet je een taal als standaard instellen. Wanneer gevaren en consequenties worden voorgesteld ter opname in de applicatie, dan zullen de gevaren en consequenties eerst in de standaardtaal opgenomen worden. Wanneer een beoordeling in een andere taal gestart wordt, kunnen de gebruikers de gevaren en consequenties selecteren. Als deze nog niet vertaald zijn in de andere taal, worden de gebruikers ter plekke gevraagd om een vertaling in te voeren (vooorbeeld met gevaar selecteren: filmpje, voorbeeld met gevaar voorstellen: filmpje). Deze wordt opgeslagen als vertaling, waardoor een volgende keer het gevaar of consequentie niet nog een keer vertaald hoeft te worden.

Voordat je een beoordeling in een bepaalde taal kan starten, moet je deze taal eerst toevoegen. Doe dit met de knop Nieuwe taal aanmaken (te vinden in het menu Stamdata > Taal). Vul vervolgens een naam en code voor de taal in en klik op Opslaan. De nieuwe taal komt onder aan het lijstje met talen te staan. Met de drie knoppen achter de taal kun je de PDF documentinstellingen wijzigen, de naam en code van de taal aanpassen of de taal verwijderen uit RAS.

Belangrijk: Bij het eerste gebruik kun je instellen welke taal je als standaard wilt instellen. Zodra er iets in de wizard of globale database is ingevuld, is het niet meer mogelijk om van standaardtaal te wisselen.

Met de knop PDF achter een taal kun je de PDF documentinstellingen wijzigen. Dit zijn de instellingen die voor een groot deel de opmaak en structuur van het uiteindelijke rapport bepalen. Je kunt het volgende instellen:

De aanduiding van verschillende labels en begrippen
De index- en introductiepagina

#Stap voor stap instructie

0:00 - Navigeren naar het menu Talen
0:21 - Een taal aanpassen
0:30 - Een taal verwijderen
0:36 - Een taal toevoegen
0:48 - Een standaard taal toevoegen
0:54 - PDF documentinstelling aanpassen

#Sjabloon aanmaken

In een sjabloon leg je de randvoorwaarde vast van een beoordeling. Bij een proces beoordeling koppel je het sjabloon direct aan de risico beoordeling. Wanneer je een project of standaard beoordeling uitvoert koppel je de sjabloon via de beoordelingstype. Je kunt het volgende vastleggen in een sjabloon:

Omschrijving Oftewel de naam van het sjabloon.
Documentnummer format Het referentienummer van de beoordeling opgebouwd uit tekst en speciale eigenschappen. Zie de tekst en het voorbeeld onder het veld, voor een uitleg van het gebruik van de eigenschappen. Dit referentienummer komt op elke pagina van het uiteindelijke risicoanalyse document.
Sjabloon opties
Eventuele extra opties. Als de optie aanstaat wordt deze meegenomen in de beoordeling. De extra opties zijn:
- Gebruik nummers voor revisie beheer in plaats van letters
  Standaard worden de verschillende revisies aangeduid met een letter (revisie A, revisie B, etc.). Met deze optie kun je ervoor kiezen om nummers te gebruiken in plaats van letters.
- Blootstelling
  Standaard wordt het risico berekent met de formule: Risico = ernst x kans. Volgens de methode van Kinney is het ook waardevol om de blootstelling, of Exposure, mee te nemen. Immers een scenario dat een groot risico heeft, maar zich zelden voor doet, draagt misschien alsnog minder risico. Met de optie blootstelling kun je de blootstelling meenemen. Deze wordt als extra kolom meegenomen in de risico analyse en in het rapport. De formule voor risico wordt dan: Risico = ernst x kans x blootstelling. Hierdoor wordt de range van de risico groter.
- Financiële risico
  Mocht je de financiële gevolgen van het risico meenemen dan kun je deze optie aanzetten. Net als de blootstelling zal deze als extra kolom meegenomen in de risico analyse en in het rapport.
- Verantwoordelijke
  Met deze optie kun je een extra tekstveld naast de maatregel aan de risicoanalyse toevoegen. In dit tekstveld kun je bijvoorbeeld notities maken wie verantwoordelijk is dat de maatregel wordt toegepast.
- Sub-activiteiten
  Met deze optie kun je de te beoordelen taak of project opdelen in sub-activiteiten. Als eerste stap in de analyse zal dit dan gevraagd worden (klik hier voor een voorbeeld). De risico"s worden per sub-activiteit toegekend, gegroepeerd en gerapporteerd. Dit zorgt voor extra overzicht. Sub-activiteiten zijn niet toepasbaar op proces beoordelingen. Voor proces beoordelingen worden de activiteiten altijd uit de proces manager gehaald.
Severity values De waardes en dus de range voor de ernst. Je kunt een waarde toevoegen met het onderste veld en de knop, of een waarde weghalen met het bovenste veld en de knop.
Likelihood values De waardes en dus de range voor de kans. Werkt hetzelfde als Severity values.
Exposure values De waardes en dus de range voor blootstelling. Werkt hetzelfde als Severity values.
Maximaal risico voor lage risico"s Spreekt voor zich. Het risico met een even grote of kleinere waarde krijgt de kleur groen.
Maximaal risico voor gemiddelde risico"s Spreekt voor zich. Het risico met een even grote of kleinere waarde krijgt de kleur geel.
Maximaal risico voor cruciale risico"s Spreekt voor zich. Het risico met een even grote of kleinere waarde krijgt de kleur oranje.
Maximale risicorating voor hoge risico"s Spreekt voor zich. Het risico met een even grote of kleinere waarde krijgt de kleur rood. Hogere risico"s krijgen een dieprode kleur.

#Stap voor stap instructie

0:00 - Navigeren naar het menu Sjabloon
0:05 - Een nieuwe sjabloon aanmaken
0:36 - Waardes aan de range voor severity toevoegen
0:50 - Waardes weghalen uit de range voor severity
1:07 - Afbeeldingen per taal toevoegen
2:13 - Een sjabloon verwijderen

#Beoordelingstype aanmaken

Voor standaard en project beoordelingen moet je eerst een beoordelingstype aanmaken. Dit kun je doen in het submenu Beoordelingstype. Risicobeoordelingen voor processen werken anders. Hier worden de verschillende activiteiten in een proces als potentieel gevaar gezien. Daarvoor heb je voor deze risicobeoordelingen geen vooraf ingesteld beoordelingstype nodig met daarin groepen en factoren.

Het menu bestaat uit een lijst met bestaande Beoordelingstypes. Per type wordt de naam, of dit type projectmatig is en 3 knoppen weergegeven. De 3 knoppen staan voor: Wizard openen, beoordelingstype aanpassen en beoordelingstype verwijderen.

De wizard biedt de mogelijkheid voor een handige stap richting het automatiseren van een risicoanalyse. Meer over de wizard in het hoofdstuk hieronder.

De functie van de knop verwijderen spreekt voor zich. Met Aanpassen kom je in hetzelfde menu als bij het aanmaken van een nieuwe beoordelingstype. Echter, in plaats van dat je een nieuwe beoordelingstype aanmaakt, pas je de huidige aan.

Daarnaast bevindt zich onderaan de lijst de knop Nieuwe aanmaken. Met deze knop kun je een nieuw Beoordelingstype aanmaken. Vul vervolgens een naam in, selecteer de juiste sjabloon (zie sjabloon) en selecteer of het een beoordelingstype voor een project is of niet. Na het klikken van Opslaan komt het type onderaan het lijstje te staan.

#Stap voor stap instructie

0:00 - Navigeren naar het menu Beoordelingstype
0:06 - Een nieuw Beoordelingstype aanmaken
0:19 - Een Beoordelingstype aanpassen
0:28 - Een nieuw Beoordelingstype verwijderen

#Wizard

Met de knop Wizard kom je in de Wizard terecht. De wizard bestaat uit groepen met daarin factoren. Deze groepen en factoren kun je zelf aanmaken in de wizard. De groepen en factoren hebben een ding gemeen: Een beoordeling van dit type heeft een grote kans dat hij te maken heeft met een van de groepen en dus een van de factoren. Wanneer iemand een nieuwe beoordeling start van dit type (dus een standaard of project beoordeling met een overeenkomend type), dan kan deze persoon via de wizard per groep de factoren selecteren die een rol spelen. Hierna volgt dan een menu waarin je de gevaren kunt selecteren die in de applicatie onder deze factoren zijn opgeslagen. Per gevaar kun je vervolgens opgeslagen consequenties selecteren. Kijk hier hoe je factoren en gevaren kunt selecteren. Klik hier om te kijken hoe je een gevaar of consequentie kunt opnemen in RAS.

Belangrijk: De wizard is aangemaakt in de beoordelingstype. Per beoordelingstype heb je dus een andere wizard.

In de wizard kun je groepen toevoegen met het veld onder Create new wizard item type. Klik vervolgens op de plus achter het invoerveld. De groep komt nu in de wizard te staan, met de opties edit, delete en hide/expand. Je kunt vervolgens in de groep de gewenste factoren invoegen. Doe dit door onder Name en Description een naam en een omschrijving in te vullen en door vervolgens op de plus te klikken. Met het kruisje achter een factor kun je de factor verwijderen. Op deze manier kun je meerdere groepen en factoren aanmaken.

Een voorbeeld van een groep is Weather conditions. Hierbij kun je de seizoenen gebruiken als factoren: Summer, Autumn, Winter en Spring. Zo kun je het risico gladheid koppelen aan de factor Winter. Natuurlijk kun je vele andere factoren bedenken binnen deze groep en vele andere groepen aanmaken.

0:00 - Een wizard van een Beoordelingstype openen
0:09 - Een nieuwe groep toevoegen
0:17 - Een factor aan de nieuwe groep toevoegen
0:49 - Een factor aanpassen
0:58 - Een groep aanpassen
1:19 - Een factor en de groep verwijderen

#Gevaren

In het menu Gevaren staan alle gevaren en consequenties. In eerste instantie bevinden zich nog geen gevaren in dit menu.

In dit menu kun je naar alle gevaren zoeken. Hiervoor kun je verschillende filters gebruiken. Daarnaast kun je nieuwe gevaren aanmaken met de knop Knop nieuw globaal gevaar . Deze gevaren zijn automatisch globaal, wel moet je het gevaar nog koppelen aan een wizzard. Zoals hieronder beschreven.

Met de knoppen achter een gevaar kun je het volgende:

Als een gevaar is voorgesteld voor opname in een wizard, dan kun je met de knop het verzoek goedkeuren of afkeuren.
Met de knop kun je de omschrijving en de vertalingen van het gevaar aanpassen.
Met de knop kun je de koppeling van het gevaar met een of meerdere wizards aanmaken of aanpassen. Daarnaast kun je hier ook consequenties toevoegen. Deze consequenties kun je selecteren wanneer het gevaar wordt geselecteerd voor in een risicobeoordeling, klik hier voor de uitleg.
Met de knop Gevaren kunnen lokaal zijn of globaal. In principe worden alle gevaren geïnitieerd als lokaal. Als je de benodigde rechten hebt (zie rechten kun je van een lokaal gevaar een globaal gevaar maken. Dit kan met de knop achter het gevaar. Alle overige gebruikers kunnen hiervoor alleen een voorstel aanmaken, welke door de bevoegde persoon geaccepteerd moet worden (hierover meer in gevaren en consequenties accepteren). Globale gevaren zijn gekoppeld aan een of meerdere factoren van de wizard. Dat betekent dat deze gevaren worden voorgesteld als men aangeeft dat de factor een rol speelt tijdens het project of activiteit dat beoordeeld wordt. kun je het gevaar verwijderen.

#Consequenties

In het menu Consequenties staan alle consequenties. In eerste instantie bevinden zich nog geen consequenties in dit menu.

In dit menu kun je naar alle consequenties zoeken. Hiervoor kun je verschillende filters gebruiken.

Met de knoppen achter een consequentie kun je het volgende:

Met de knop kun je de omschrijving en de vertalingen van de consequentie aanpassen. Daarnaast kun je hier maatregelen en/of notities toevoegen.
Met de knop kun je de details van de consequentie bekijken.
Consequenties kunnen net als gevaren lokaal of globaal zijn. In principe worden alle consequenties geïnitieerd als lokaal. Als je de benodigde rechten hebt (zie rechten) kun je van een lokaal consequentie een globaal consequentie maken. Dit kan met de knop achter de consequentie. Alle overige gebruikers kunnen hiervoor alleen een voorstel aanmaken, welke door de bevoegde persoon geaccepteerd moet worden (hierover meer in gevaren en consequenties accepteren). Globale consequenties zijn gekoppeld aan een gevaar in een wizard. Dat betekent dat deze consequenties worden voorgesteld als men aangeeft dat de gevaar een rol speelt tijdens het project of activiteit dat beoordeeld wordt.
Met de knop kun je de consequentie verwijderen.