RAS gebruiken
#RAS gebruiken
In dit hoofdstuk worden de verschillende stappen uiteengezet die nodig zijn om een risicoanalyse uit te voeren. In het flow diagram hieronder staan de stappen en parameters kort genoemd. Klik op een stap om naar het desbetreffende hoofdstuk met uitleg te gaan.
Belangrijk: Voordat je een beoordeling start, moet RAS worden ingesteld. Hoe dit kan wordt uitgelegd onder RAS instellen.
#Beoordeling starten/een keuze maken
Zoals gezegd zijn er 3 soorten beoordelingen, te verstaan: project, proces en standaard. Wanneer je een beoordeling wilt starten, moet je eerst een keuze maken uit deze 3. Je kunt een nieuwe beoordelingen starten in het menu Nieuwe beoordeling.
Kies voor een project beoordeling wanneer je een risicoanalyse wilt starten voor een project. Na het aanmaken van het project kun je een of meerdere risicobeoordelingen starten. Doordat je ook meerdere risicobeoordelingen kunt koppelen aan het project, kun je op een overzichtelijke manier verschillende aspecten van het project analyseren.
Voor een proces beoordeling heb je een koppeling met de proces manager nodig. Daarnaast moet je bedrijven gekoppeld hebben met hun equivalent in de proces manager (zie hier. Een proces beoordeling kun je gebruiken om riscio's en knelpunten binnen een proces te vinden.
Gebruik een standaard beoordeling voor beoordelingen die niet direct aan een project verbonden zijn. Een voorbeeld van een dergelijke beoordeling is een taakrisicoanalyse.
Belangrijk: Voordat je een beoordeling start, moet RAS worden ingesteld. Hoe dit kan wordt uitgelegd onder RAS instellen.
#0. Project aanmaken
Gebruikers die het recht hebben om een project aan te maken kunnen dit doen in het menu Nieuwe beoordeling. Er volgt een menu waarin je een Projectnummer, omschrijving, een eventuele Klant, Eigenaar, Projecteigenaar, Projectleden en de eventueel betrokken partijen moet invullen. De projecteigenaar en de projectleden krijgen lokale bewerk-rechten voor het project. Ze hoeven dus niet additionele rechten in Vault te krijgen om aan de beoordeling te werken. Zodra het formulier correct is ingevuld, kun je op Opslaan klikken. Hierna volgt een menu van de volgende stap.
#1. Risicobeoordeling aanmaken
Je kunt op verschillende manieren een risicobeoordeling aanmaken. Allereerst kan dit via het menu Nieuwe beoordeling. Je kunt nu een beoordeling aanmaken door een keuze te maken uit de soorten beoordeling en het betreffende formulier in te vullen. Wanneer je kiest voor een project beoordeling kom je eerst in een menu waarin je een bestaand project kunt aanmaken alvorens je in dit project de beoordeling kunt aanmaken.
Naast het menu Nieuwe beoordeling, kun je een beoordeling ook starten in de desbetreffende tabbladen van het Home menu. Hier geldt weer een uitzondering voor de risicobeoordeling die valt binnen een project; selecteer eerst het project en vervolgens Risicobeoordeling aanmaken om de beoordeling aan te maken.
De plekken waar je een risicobeoordeling kunt aanmaken:
#2. Subactiviteit toevoegen
Het gebruik van Subactiviteiten is een optie binnen een sjabloon. Ga naar de uitleg bij een sjabloon voor meer uitleg hierover.
Als je subactiviteiten gebruikt, kun je in de risicobeoordeling de risico's verder uitsplitsen: je kunt nu per subactiviteit de risico's toevoegen die zich voordoen.
Je kunt de subactiviteiten toevoegen met het bovenste invoerveld en de knop met de plus (1). De ingevoerde subactiviteit zal onder aan het lijstje komen te staan. De volgorde waarin de subactiviteiten staan, zal gebruikt worden om ook de volgorde van de subactiviteiten in de risicobeoordeling te bepalen. Je kunt de volgorde veranderen door een sub-activiteit naar de gewenste positie te verslepen. Gebruik hiervoor het icoon met de 3 horizontale streepjes (2). Tevens kun je een sub-activiteit aanpassen (3) of verwijderen (4) met de twee knoppen achter de activiteit. Door op Doorgaan (5) te klikken kun je naar de volgende stap.
#3. Wizard doorlopen
In deze stap kun je relevante factoren selecteren. Deze factoren zijn eerder per groep toegevoegd in de wizard van de Beoordelingstype. Ga naar Beoordelingstype aanmaken voor een uitleg hierover.
Na het klikken op Doorgaan, kom je in het menu waar je relevante gevaren kunt selecteren. Alleen de gevaren die zijn gekoppeld aan de factoren die zijn geselecteerd in de vorige stap, worden getoond als optie. Zijn er in de vorige stap geen factoren geselecteerd of zijn er (nog) geen gevaren aan de geselecteerde factoren toegevoegd, dan kun je geen gevaren selecteren in deze stap. Ga naar 4b. Gevaren en consequenties voorstellen voor opname in wizard voor een uitleg over het toevoegen van gevaren. Na het selecteren van de gevaren kun je klikken op Doorgaan om naar de volgende stap te gaan.
#Voorbeeld wizard
- 0:00 - Factoren selecteren
- 0:12 - Gevaren selecteren
- 0:16 - Een nog niet eerder vertaald gevaar vertalen
#4. Risicobeoordeling verder invullen/updaten
In het menu dat volgt kun je de verdere details rondom de risicobeoordeling invullen. In de afbeelding hieronder staan er nummers bij de verschillende onderdelen van het menu. We geven onder de afbeelding per nummer de uitleg van dat onderdeel.
-
In deze balk heb je vier knoppen.
- Met de eerste knop, Berichten, open je een chatvenster. In dit venster kun je berichten schrijven voor andere gebruikers die toegang hebben tot deze risicobeoordeling. Als er ongelezen berichten zijn dan verandert de knop. De knop ziet er dan als volgt uit:
. - Met de tweede knop, Pas risicobeoordeling aan, kun je de gegevens van de beoordeling aanpassen. Het formulier waarmee je dat doet lijkt op die in Stap 1. Je kunt echter niet meer de taal van de beoordeling aanpassen.
- Met de derde knop kan het assessment worden geprint. Van de vierde knop kan er gebruik worden gemaakt wanneer het wenselijk is om een assessment uit een Excel in te lezen.
- Met de eerste knop, Berichten, open je een chatvenster. In dit venster kun je berichten schrijven voor andere gebruikers die toegang hebben tot deze risicobeoordeling. Als er ongelezen berichten zijn dan verandert de knop. De knop ziet er dan als volgt uit:
- Deze tabel laat de geschiedenis, inclusief status, zien van de verschillende revisies.
-
In het geval dat je de risicobeoordeling aan het bewerken bent, staan hier de volgende 3 knoppen:
- Klaar met bewerken; Met deze knop kun je switchen naar het menu waar je de risicobeoordeling niet kunt bewerken. Vervolgens kun je bijvoorbeeld de risicobeoordeling laten reviewen.
- Parameters aanpassen; Met deze knop kun je de gegevens zoals ingevoerd vanaf stap 3, wijzigen.
- Sub-activiteiten aanpassen; Met deze knop kun je de gegevens zoals ingevoerd in stap 2, wijzigen. Oftewel, je kunt sub-activiteiten toevoegen, verwijderen of aanpassen.
In het geval dat je de risicobeoordeling niet aan het bewerken bent, staan hier de 3 knoppen: - Laten beoordelen; Met deze knop kun je de risicobeoordeling laten beoordelen aan de reviewers.
- Aanpassen; Met deze knop kun je switchen naar het menu waarin je risicobeoordeling kunt aanvullen en aanpassen.
- Nieuwe revisie; Met deze knop kun je een nieuwe revisie starten. De verschillende revisies zijn te zien in de revisie tabel (2).
- In het veld Revisie Details staan alle details van de huidige revisie.
- Dit onderdeel laat de toegevoegde beoordelingen zien. Daarnaast kun je door op Toevoegen te klikken nog andere beoordelingen toevoegen.
- Zoals de naam al suggereert, kun je in het onderdeel Gevaar toevoegen een gevaar toevoegen. Doe dit door het gevaar in te vullen in het invoerveld en op Opslaan te klikken (7). Als de sjabloon optie Sub-activiteiten aan staat, dan moet je eerst de sub-activiteit selecteren waarop het gevaar van toepassing is. Het is ook mogelijk om de sub-activiteit leeg te laten.
- Met de knop Opslaan voeg je het nieuwe gevaar toe aan de beoordeling. Het gevaar wordt onder aan de lijst met huidige gevaren toegevoegd (8). Als de sjabloon optie Sub-activiteiten aan staat, dan zijn de gevaren gegroepeerd per sub-activiteit. In dat geval komt het gevaar onderaan de gevaren van de sub-activiteit te staan.
- Dit onderdeel toont de lijst met toegevoegde gevaren. Je kunt in deze lijst de risicobeoordeling per gevaar invullen. In de volgende tabel worden de verschillende onderdelen uitgelegd. Sommige onderdelen zijn optioneel. Of een onderdeel optioneel is, staat in de tweede kolom aangegeven.
| Kolom | Sjabloon optie | Uitleg |
|---|---|---|
| * | Een nummering van de gevaren. | |
| Sub-activiteit | ✔ | De sub-activiteit waar het gevaar bij hoort. |
| Potentieel gevaar | De omschrijving van het gevaar. | |
| Potentiele consequentie | De omschrijving van de consequentie van het gevaar. | |
| S(everity) | Een score voor de ernst van het gevaar exclusief maatregelen. | |
| L(ikelihood) | Een score voor de kans op het gevaar exclusief maatregelen. | |
| E(xposure) | ✔ | Een score voor de blootstelling van het gevaar exclusief maatregelen. |
| R(isk) | Het resulterende risico exclusief maatregelen. | |
| Financiële risico | ✔ | Een score voor de financiële risico. |
| Maatregelen | Een invoerveld voor de uit te voeren maatregelen die het risico zullen verlagen. | |
| Verantwoordelijke | ✔ | De persoon of groep personen die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de maatregel. |
| S(everity) | Een score voor de ernst van het gevaar na toepassen van de maatregelen. | |
| L(ikelihood) | Een score voor de kans op het gevaar na toepassen van de maatregelen. | |
| E(xposure) | ✔ | Een score voor de blootstelling van het gevaar na toepassen van de maatregelen. |
| R(isk) | Het resulterende risico na toepassen van de maatregelen. | |
| Notities / overige maatregelen | Eventuele opmerkingen bij het gevaar of de uit te voeren taken. | |
| * (pas te zien als er een review is uitgevoerd) | Als de beoordeling beoordeeld is dan staat hier een kolom met feedback. | |
| De knoppen kopiëren , verwijderen en gevaar voorstellen*. | Het is handig om een gevaar te kopiëren als er meerdere maatregelen nodig zijn voor een consequentie (gevaar 1 in onderstaande afbeelding) of een gevaar meerdere consequenties heeft (gevaar 2 in onderstaande afbeelding). Met verwijderen kun je een gevaar weglaten uit de beoordeling. De functie van de knop, gevaar voorstellen , wordt in de volgende stap uitgelegd. |
Als je klaar bent met het opzetten van de beoordeling, kun je op Klaar met bewerken en Laten beoordelen klikken. De beoordeling wordt nu opgestuurd naar de gebruikers met een rol as reviewer (zie ook rechten en rollen).
#Stap voor stap instructie risicobeoordeling verder invullen/updaten
- 0:00 - Messagebox openen en bericht toevoegen
- 0:15 - Een gevaar toevoegen (in dit geval met sub-activiteit)
- 0:26 - Een consequentie toevoegen
- 0:47 - Risico scoren
- 1:06 - Een maatregel toevoegen
- 1:32 - Resulterend risico scoren
- 1:45 - Een risicobeoordeling ter controle aanbieden
#4b. Gevaren en consequenties voorstellen voor opname in wizard
Hiervoor werd de functie al kort genoemd: een gevaar voorstellen. Als je een beoordeling invult worden de gevaren aangemaakt als lokaal. Sommige gevaren komen in veel gevallen voor. Het kan handig zijn om deze gevaren op te nemen als globaal gevaar. Globale gevaren worden bij het aanmaken van een beoordeling voorgesteld. Doordat je alle gevaren niet opnieuw hoeft in te vullen, maar alleen nog maar hoeft te selecteren, versnelt het proces.
Je kunt een gevaar voostellen met de knop 
. Deze knop is te vinden achter het gevaar. In het volgende voorbeeld stellen we het gevaar Heatstroke voor. Dit gevaar willen we toevoegen aan de factor Summer in de groep weather conditions en de factor Outdoor work in de groep Working environment. Om dit te doen, vinken we het boxje voor Summer en Outdoor work aan. Vervlgens vertalen we het gevaar in het veld Translate. In het veld berichten sturen we de argumentatie mee voor dit gevaar. Vervolgens klikken we op Opslaan. Het verzoek wordt nu naar een reviewer voor gevaren en consequenties gestuurd, zie ook rechten.
Je kunt een consequentie voorstellen door op de knop 
achter de consequentie te klikken. De consequentie wordt dan voorgesteld bij het gevaar waar het bij staat. Vul de vertaling (indien nodig), maatregelen en notities in en klik op Opslaan.
#Voorbeeld gevaren en consequenties voorstellen
- 0:00 - Consequentie aanmaken
- 0:13 - Een consequentie voor opname voorstellen
- 0:52 - Een gevaar voor opname voorstellen
#Goedkeuring (gevaren en consequenties)
Gebruikers kunnen lokale gevaren en consequenties voorstellen voor opname in RAS. Als de gebruiker de rechten heeft om globale gevaren en consequenties toe te voegen, dan zullen de gevaren en consequenties zonder tussenkomst worden opgenomen. Als een gebruiker deze rechten niet heeft, dan krijgen de gebruikers die de rechten wel hebben, een melding. Deze gebruikers kunnen dan het voorstel goedkeuren of afkeuren.
#5. Controle/review
Gedurende het proces kan de gebruiker om feedback vragen (de knop laten beoordelen omschreven in 4. Risicobeoordeling verder invullen/updaten. De gebruiker met de rechten om beoordelingen goed te keuren (zie rechten) krijgt hier een notificatie van en moet nu de beoordeling per risico nakijken en van feedback voorzien. Als er niets op de beoordeling is aan te merken kan de reviewer de beoordeling goedkeuren.
- 0:12 - Een beoordeling reviewen
- 0:27 - Risico's goedkeuren
- 0:39 - Feedback geven op een risico
- 1:13 - Een beoordeling afkeuren
#6. Rapportage opvragen
In stap 4. Risicobeoordeling verder invullen/updaten is uitgelegd hoe je een rapport kunt opvragen. In eerste instantie zal er 'concept' als watermerk worden toegevoegd. Zodra een beoordeling definitief is zal dit watermerk niet meer worden toegevoegd.
#7. Project sluiten
Zodra een project afgelopen is kun je een project sluiten. Doe dit door naar een project te navigeren (projecten zijn te vinden onder Home > Projecten) op de aanpas-knop te klikken en de optie Project gesloten aan te vinken.
#Overig: Een bestaande risicobeoordeling openen
Zoals omschreven in het hoofdstuk Home, kun je naar een bestaande risicobeoordeling navigeren met behulp van de tabbladen in het Home menu. Per soort beoordeling bestaat er een tabblad in dit menu met daarin de risicobeoordelingen.