Nadat je eenmaal een melding hebt aangemaakt kun je deze melding ook delen met andere IRIS gebruikers binnen je bedrijf. Zo kun je meerdere mensen op de hoogte brengen van een melding.
Ga naar de desbetreffende melding en open deze.
Druk op de knop “Delen” rechts boven.
Klik nu de persoon aan met wie je de melding wilt delen en druk op ”Delen”.
→ Let op: Je kan met één persoon tegelijk je melding delen. Wil je je melding met meerdere personen delen, moet je de handeling meerdere keren uitvoeren.
Wanneer je je melding hebt gemaakt, kun je deze achteraf nog bewerken.
Ga naar de desbetreffende melding.
Open de melding
Druk op de knop “Bewerken”
Je kunt nu alle velden bewerken.
→ Let op: Druk op bewaren als je klaar bent met bewerken, zo raak je je wijzigingen niet kwijt.
Je kunt meldingen ook afdrukken.
Ga naar de desbetreffende melding en open deze.
Druk op ‘’Afdrukken’’ je komt nu op het afdrukvoorbeeld.
Geef hier aan welke onderdelen van de melding je af wilt drukken (bijvoorbeeld; taken, documenten, berichten, analyses, etc.)
Druk op ‘’Open afdrukvoorbeeld’’ en druk de melding af.
Wanneer een melding is aangemaakt, kan iedereen die deze melding kan bekijken, hier relevante documenten aan toevoegen.
Open de desbetreffende melding.
Druk op de knop met het ‘’Paperclip icoontje’’ onder het kopje ‘’Documenten’’
Kies de bestanden die je wilt uploaden en druk op ‘’Openen’’.
Wanneer het bestand is toegevoegd, komt deze terug in het overzicht onder documenten en kan iedereen deze bekijken, zien wanneer deze is geupload en wie de uploader van het bestand is.
→ Let op: je kunt je documenten overzicht op twee manieren weer laten geven; namelijk in de voorbeeldweergave en in de lijstweergave.
Wanneer je een melding hebt gemaakt kan iedereen die deze melding kan openen, een taak toevoegen aan de melding.
Klik op de melding waaraan je een taak wilt toevoegen.
Onderaan de melding vind je het kopje ‘’Taken’’. Klik hier op het ‘’plus tekentje’’ om een taak toe te voegen.
Het venster ‘’Taak toevoegen’’ opent. Vul de velden in.
Klik onder het kopje ‘’Formulieren’’ om een formulier aan de taak te koppelen indien de actienemer een formulier moet invullen.
Druk op de knop ‘’bewaren’’. De actienemer krijgt een notificatie van zijn/haar nieuwe taak.
De nieuwe taak komt in de melding onder het kopje ‘’Taken’’ te staan.
Naast het handmatig aanmaken van een taak kun je ook een taak aanmaken vanuit een sjabloon. Dit kan als je in de ‘’Instellingen’’ onder ‘’Taaksjablonen’’ een standaard takenpakket hebt aangemaakt. Deze kan je aanklikken als je de taken wilt toevoegen.
→ Hoe: In Hoofdstuk 9, punt 3.3 vind je uitleg over het aanmaken van deze standaard taken.
Om een taak sjabloon toe te voegen:
Klik op de knop met het ‘’Twee rechthoeken’’ icoontje.
Klik op één van de taak sjablonen om de vooraf gedefinieerde taken toe te voegen.
Klik op de knop met ‘’Drie stipjes’’ en klik op ‘’Bewerken’’ om een taak achteraf aan te passen.
Geef de taak een eigenaar (zie punt 4.3)
Klik op ‘’Bewaren’’.
Door middel van de chatfunctie kan je met mensen chatten over vragen, opmerkingen of updates.
Klik op de melding waar je een bericht in wilt zetten.
Ga naar het kopje ‘’Berichten’’.
Type je bericht.
Om iemand te taggen gebruik @’’naam van persoon’’
Klik op ‘’Toevoegen’’
Je bericht komt in het berichtenoverzicht van de melding te staan.
De ‘’getagde’’ persoon krijgt een mail dat hij/zij is vernoemd in een opmerking
→ Let op: Iedereen die de melding opent ziet de berichten staan.
Het is erg belangrijk om de status van de melding aan te passen. Hiermee kunnen namelijk anderen, waaronder degene die de melding heeft gemaakt, zien wat de status van de melding is.
De status van een melding aanpassen kan op twee manieren, namelijk door je melding te openen en aan te passen of door deze via een verkorte weg aan te passen.
Open de desbetreffende melding.
Ga naar het kopje ‘’Toewijzing’’
Achter het kopje ‘’Status’’ staat een knop met een ‘’Pen’’ icoontje.
Druk op de knop en geef aan wat de status is van de melding.
Ga naar je meldingsoverzicht
Bij elke taak staat in de balk een kolom met ‘’Status’’.
Klik op de status van de melding.
Geef aan in welke fase de melding zich bevindt.
Als je een melding opent heb je het kopje ‘’Analyse’’, waarin de oorzaken en gevolgen van de melding kunnen worden aangegeven. Deze analyse is niet bij elke melding beschikbaar en moet eerst aangezet worden bij ‘’Instellingen’’ onder ‘’Meldingsoorten en specificaties’’. Hoe dit moet vindt je in Hoofdstuk 9, punt 4.2.1.
Open de melding die je wilt analyseren. (zie H3)
→ Let op: Per meldingsoort hangt het er van af welke Analyse instelling hiervoor is ingesteld.
Klik aan de rechterkant op het tabblad ‘’Analyse’’.
Klik vervolgens op het ‘’Aantekening’’ icoontje naast het kopje ‘’Oorzaken en gevolgen’’.
Er verschijnt een pop-up menu met verschillende tabbladen per groep oorzaken en gevolgen.
Vink aan of haal vinkje weg om te beheren welke oorzaken en gevolgen gekoppeld moeten worden aan je melding.
Klik op ‘’Bewaar’’. De gekoppelde oorzaken en gevolgen zullen nu onder ‘’Analyses’’ worden getoond in je meldingsoverzicht.
De meldingsgeschiedenis geeft de geschiedenis van je melding aan; waaronder wanneer de melding is gemaakt, de mogelijke wijzigingen, wie deze wijziging hebben gemaakt, etc.
Open de desbetreffende melding
Ga naar het kopje ‘’Meldingsgeschiedenis’’ rechts in het meldingsoverzicht
Je kunt hier ook op de knop ‘’Toon hele geschiedenis’’ klikken om een volledig overzicht te krijgen.
Nadat een melding is aangemaakt, vind je de knop ‘’Gekoppelde meldingen’’ naast de knoppen analyse en meldingsgeschiedenis in het overzicht rechts in je melding. Door een melding te koppelen, kun je verbanden leggen tussen verschillende meldingen.
Druk eerst op ‘’Gekoppelde meldingen’’
Druk op de ronde knop met het ‘’Koppel’’ tekentje.
Je krijgt nu een overzicht van alle meldingen die je kunt koppelen aan je melding.
Klik op een melding of zoek een melding.
Klik op de melding die je wilt koppelen.
De melding wordt nu gelinkt aan je melding.
→ Let op: hoe je een nieuwe type gekoppelde melding in instellingen aanmaakt, kun je vinden in Hoofdstuk 9.4.4.