Je kunt al je klanten kwijt in IRIS, zo kan je ze koppelen aan meldingen en kunnen deze op een eenvoudige manier op de hoogte gehouden worden over de afhandeling van hun melding, wanneer daar behoefte aan is.
Om bij je klanten overzicht te komen klik je in het menu op ‘’Klanten’’.
Hier vindt je het overzicht van je klanten, een zoekfunctie, een import functie en een functie om nieuwe klanten aan te maken in IRIS.
De klanten worden in lijstweergave getoond. Een klant opzoeken kan door gebruik te maken van de zoekfunctie of door gebruik te maken van de headers: Naam, Code, Adres, Email, Telefoon, Telefoon mobiel en Wanbetaler. De headers ‘’Naam’’ en ‘’Code’’ zijn interactief:
Ga naar de header ‘’Naam’’ of ‘’Code’’
Wanneer je één keer klikt, zal de lijst in alfabetische volgorde oplopen.
Wanneer je twee keer op de header klikt, zal deze alfabetisch aflopen.
→ Let op: de lijst staat normaliter al op een oplopende alfabetische volgorde.
Nieuwe klanten in het systeem zetten kan op twee manieren:
Manier 1:
Klik op ‘’Importeer klanten’’ , rechts in je overzicht.
Manier 2:
Klik op ‘’Nieuwe klant’’, rechts in je overzicht.
Als je klikt op ‘’Importeer klanten’’, kunnen er meerdere gebruikers tegelijk worden toegevoegd door een .xls of .xlsx bestand te uploaden. Om dit foutloos te doen kan er gebruik worden gemaakt van het daarvoor bedoelde template, dat te downloaden is op de pagina die zich opent nadat er is geklikt op de ‘’Importeer klanten’’.
Klik op ‘’Download voorbeeld’’ aan de rechterkant van het scherm om de template te downloaden.
Het Excel bestand dient ingevuld te worden, om vervolgens te worden geüpload bij “Choose File”.
Klik op ‘’Importeer klanten’’.
Download eventueel de voorgemaakte template door op ‘’Download template’’ te drukken, rechts in je scherm.
Klik op ‘’Bladeren…’’.
Vul het bestand in.
Upload het bestand (.xls of .xlsx).
Je krijgt nu 3 opties: toevoegen, allen en verwijderen.
Toevoegen
Voeg alleen klanten toe of bewerkt de bestaande klanten.
Allen
Bij deze optie worden klanten toegevoegd of worden bestaande klanten bewerkt en ontvangt de uploader een lijst terug van de klanten die niet in de importlijst staan.
Verwijderen
Met deze optie worden de klanten die in de import lijst staan verwijderd uit IRIS. Maak dus een lijst met klanten die je graag wilt verwijderen en in al in je bestaande lijst staan. Wanneer je dit bestand upload en verwijderen aanklikt, zullen deze contacten worden verwijderd uit je bestaande lijst.
Klik op ‘’Nieuwe klant’’.
Er verschijnt een invulformulier waar direct de checkbox wordt getoond om eventueel een zakelijke klant aan te maken.
Voor beide gevallen vul je het formulier in.
De code kan worden gebruikt als unieke identifier van de klant. Denk hierbij aan een klantnummer, etc. Deze optie is niet verplicht.
→ Let op: Je kiest voor een zakelijke klant wanneer er een nieuw bedrijf moet worden aangemaakt. Wanneer je niet voor de keuze Zakelijke klant kiest, zul je een persoon als klant aanmaken.
Wanneer er een klant is aangemaakt in IRIS, kunnen er basisgegevens, contactpersonen, factuuradressen en klantgebruikers worden toegevoegd.
Klik op ‘’Klanten’’ aan de linkerkant van het scherm
Klik op de desbetreffende klant.
Je komt nu in het overzicht van je klant. Hier kun je onder de verschillende kopjes informatie toevoegen door op het ‘’plus’’ tekentje te klikken.
In het eerste veld info kan de basisinformatie worden gewijzigd of aangevuld.
Klik op de knop ‘’Bewerken’’ rechts boven in je scherm.
Voeg ontbrekende/aanvullende informatie toe.
Klik op ‘’Bewaren’’ om je veranderingen op te slaan.
Wil je de klant verwijderen? Druk dan op ‘’Verwijderen’’ rechts boven in je scherm.
Je kunt ook de meldingen die gerelateerd zijn aan je klant bekijken door op de knop ‘’’Bekijk klantmeldingen’’ te drukken rechts bovenin het scherm van je klant overzicht.
→ Let op: Mocht je per ongeluk op verwijderen hebben gedrukt i.p.v. bewerken is er geen probleem. Er dient altijd een extra bevestiging te ontstaan in de vorm van een pop-up.
In het veld Contactpersonen staan eventueel extra contactpersonen voor deze Klant.
Klik op het ‘’Plus’’ tekentje om een nieuw contactpersoon toe te voegen.
Er verschijnt een pop-up met een formulier waarin de gegevens kunnen worden ingevoerd.
Wil je achteraf deze gegevens nog bewerken of wil je de contactpersoon verwijderen? Gebruik dan ‘’Bewerken’’ of ‘’Verwijderen’’ die achter in de regel van de desbetreffende contactpersoon staan.
Klik op het ‘’Plus’’ tekentje om een nieuw factuuradres toe te voegen.
Er verschijnt een pop-up met een formulier waarin de gegevens kunnen worden ingevoerd.
Wil je achteraf deze gegevens nog bewerken of wil je het factuuradres verwijderen? Gebruik dan ‘’Bewerken’’ of ‘’Verwijderen’’ die achter in de regel van het desbetreffende factuuradres staan.
Je kan klanten ook toegang geven tot de IRIS omgeving. Met rollen en rechten kan je hun inzicht beperken tot meldingen met betrekking tot het eigen bedrijf.
Klik op het ‘’Plus’’ tekentje om een nieuwe klantgebruiker toe te voegen.
Er verschijnt een pop-up met een lijst van IRIS gebruikers. Hier dient de betreffende persoon te worden geselecteerd.
→ Let op: Voordat een gebruiker kan worden geselecteerd, dient deze eerst te worden aangemaakt in Vault.