Handleiding

Home

#1. Businessmodel

Het businessmodel is een overzichtelijke weergave van de sturende, primaire en ondersteunende processen binnen je bedrijf.

het model is opgedeeld in de verschillende fases en werkgebieden van het bedrijf.

#1.1 Proces benaderen

  1. Klik op ‘’Businessmodel’’ aan de linkerkant van het scherm.

  2. Klik op het proces waarvan u de gedetailleerde versie wilt zien.

  3. U bevindt zich nu in het proces.

#1.2 Uitleg proces

De processen in PM maken gebruik van de RASCI-methode een manier van tekenen, waarin altijd duidelijk is wie waar welke verantwoordelijkheden heeft. De opmaak bestaat uit verschillende componenten.

#1. Info/ Versiebeheer

In veld 1. ligt alle randinformatie vastgelegd die van belang is voor het proces. Het doel van het proces, het toepassingsgebied, de eigenaar en het versiebeheer.

#2. Het proces

In veld 2. is het proces beschreven. Het proces is opgedeeld in drie banen: de input aan de linkerkant, de throughput in het midden en de output aan de rechterkant.

Input: De input bestaat uit alle documenten, processen en databases, die nodig zijn om de activiteiten uit te kunnen voeren. Denk hierbij aan een projectplan of contactenlijst.

Throughput: In het midden wordt het proces geschetst. Deze bestaat uit een startpunt, activiteiten, beslissingen en een eindpunt.

Output: De output bestaat uit alle documenten, processen en databases, die benaderd worden als resultaat van het proces. Het updaten van een klantendatabase bijvoorbeeld.

Ga voor meer informatie naar ‘’Over RASCI’’

#3. De rolverdeling

In veld 3. vind je welke functie een rol spelen en welke rol ze spelen binnen het proces.

Ga voor meer informatie naar ‘’Over RASCI’’

#4. Extra opties

In veld 4. kan je extra opties vinden voor het proces.

#Icoon 1.

Onder het eerste icoontje vind je meer informatie over de verschillende normeringen, standaarden van het proces. Ook zie je hier het AVG verwerking register en kan je een datalek melden.

#Icoon 2.

Onder het tweede icoontje kan je het proces uitprinten.

#Icoon 3.

Onder het derde icoontje kan je het proces downloaden als PDF.

#Icoon 4.

Onder het tekstballonnetje kan je communiceren over het proces. Mensen die betrokken zijn bij het proces zullen hier een melding van krijgen.

#Issue melden (module IRIS moet hiervoor actief zijn)

Als je op deze knop klikt, wordt je doorgestuurd naar de module IRIS om een melding aan te maken gekoppelt aan het proces. Denk hierbij aan een verbetervoorstel of een actie in het proces, die je monitort in IRIS.

#Rapportage (module IRIS moet hiervoor actief zijn)

Als je op de knop rapportage klikt, wordt je doorgestuurd naar de module IRIS waar er automatisch een rapportage wordt aangemaakt over het specifieke proces.

#Risicobeoordeling (Module RAS moet hiervoor actief zijn)

Je kan door op deze knop te drukken, direct een opmaak creëren voor het maken van een risicobeoordeling over dit specifieke proces.

#2. Processen

Als u aan de linkerkant op het kopje processen drukt kom je in het totaaloverzicht van alle processen, onderverdeeld in de verschillende procestypen. Je kunt door middel van de zoekbalk zoeken naar specifieke processen.

#2.1 Proces zoeken

  1. Klik op processen aan de linkerkant van het scherm

  2. Klik op de zoekbalk.

  3. Vul het sleutelwoord in waar je op wilt zoeken. Zoeken kan bijvoorbeeld op procescode, procesnaam, naam eigenaar en op functie.

  4. Klik vervolgens op het proces, die je in wilt zien.

#3. Documenten

De procesmanager heeft een ingebouwd document management systeem, die direct gekoppelt is aan de processen. Onder het kopje documenten aan de linkerkant van het scherm vind je een overzicht van alle documenten gebruikt binnen je bedrijf. De meeste zullen gekoppelt zijn aan een proces, maar dit is niet noodzakelijk.

#3.1 Document zoeken

  1. Klik op ‘’Documenten’’ aan de linkerkant van het scherm.

  2. Maak gebruik van de diverse filters om het juiste document te vinden.

  3. Je kan ook gebruik maken van de zoekbalk, deze werkt hetzelfde als eerder vermeld wordt onder het kopje ‘’Proces zoeken’’.

  4. Klik op het proces rechts van de regel met het desbetreffende document, als je het document hebt gevonden en hij gelinkt is aan een proces. (Indien het document niet is gekoppelt aan een proces, staat er een download tekentje aan de rechterkant van de regel.)

  5. Het proces opent zich nu.

  6. Het desbetreffende document is gehighlight.

  7. Klik op het document om het document te downloaden.

Door te filteren op bijvoorbeeld jouw functie, heb je snel overzicht in de documenten, die nodig zijn om je werk goed uit te voeren.

#4. Rapportages

Als je aan de linkerkant op rapportage drukt kom je op de pagina waar specifiek gezocht kan worden naar data over alle processen. Stel dat je snel overzichtelijk wilt hebben welke processen maatregelen voor ISO normering bevatten, kan je dat hier snel terug vinden. De query’s zijn vooringesteld. Je hebt keuze uit de volgende query’s:

  • Functies met deelprocessen

  • Functies met Activiteiten/Beslissingen-Rollen

  • Functies met Medewerkers

  • Afdelingen met Medewerkers

  • Afdelingen met Functies/Medewerkers

  • Deelprocessen met Bestanden/Documenten als Input/Output

  • Geïmplementeerde normen per proces

  • Normoverzicht

  • Geïmplementeerde KPI's per proces

#4.1 Query’s gebruiken

  1. Klik op ‘’Rapportages’’ aan de linkerkant van het scherm.

  2. Klik op de regel van de query die je wilt invoeren.

  3. Als je als voorbeeld data wilt over ‘’Functies met Activiteiten/Beslissingen-Rollen’’, dan moet je na het klikken op de query doorklikken naar gewenste functie. (je kunt de zoekbalk gebruiken om de juiste functie te vinden.)

  1. Het resultaat verschijnt onderaan of over heel de pagina.

  2. Als je via een query naar een proces verwezen wordt, dan is het gewenste aandachtsgebied gehighlight.

#5. Over RASCI

Onder dit kopje vind je een beknopte uitleg over de RASCI methode, die gebruikt wordt als template voor alle processen.