Om gemakkelijk te voldoen aan de AVG en daarbij behorende verwerking van gevoelige informatie, is er in de beheerdersomgeving het menu-item “Verwerkingsregister. Hierin kan alle informatie worden geregistreerd en gekoppeld worden aan een proces, indien gewenst. Deze aanduiding is o.a. terug te vinden in de print van het desbetreffende proces, even als de document classificatie, dat ook een nieuwe functionaliteit is binnen de Process Manager. Informatie koppelen kan door rechtsboven in het scherm achter de menuknop verwerkingsregister te klikken op “Verwerk specifieke data”. Bij het registreren van de verwerking van gegevens kan er uitgebreid informatie worden ingevoerd:
Verwerker / verantwoordelijke
Bent u de verwerker of de verantwoordelijke van de data?
Type
Wat is het type van de data?
Betrokkenen?
Wie zijn er verantwoordelijk voor de data?
Doel
Voor welke doeleinden verwerkt u de data?
Gedeeld met
Met welke partijen heeft u de data gedeeld?
Wettelijke grondslagen?
Met welke wettelijke grondslagen bewaart u de gegevens?
Bewaartermijn
Hoe lang moet de data bewaard worden?
Beveiligingsmaatregelen
Welke veiligheidsmaatregelen hanteert u?
Landen
Naar welke landen exporteert u de data?
Verwerkersovereenkomst
Is er een verwerkingsovereenkomst afgesloten?
Passende waarborgen (Artikel 49 AVG)
Indien u data wenst te exporteren, maar u niet kunt beroepen op een modelcontract, Binding Corparate Rules, Privacy Shield, toestemming of vitaal belang van betrokkenen, noodzaak voor eigen belang of rechtsvordering, kunt u ontheffing vragen.
Afspraken datalek
Is er een datalek overeenkomst afgesloten?
DPIA uitgevoerd
Heeft u een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uitgevoerd?
Proces
Welk proces is gekoppeld aan deze data?