3. Processen

Home

#3. Processen

Om actie 2.4 op te volgen of een nieuw proces te tekenen, kan er gebruik gemaakt worden van de menu knop Processen.

Deze pagina bevat de volgende items.

  1. Proces Aanmaken

  2. Tekenen van het proces

  3. Documenten toevoegen aan het proces

  4. Documenten Bundels toevoegen aan het proces

  5. Bestand toevoegen aan het proces

  6. Functionarissen toevoegen en de toepassing van de RASCI Methode©.

  7. Goedkeuren

  8. Lite Admin

#3.1 Proces Aanmaken

Wanneer er geklikt wordt op de menuknop processen, opent de lijst met processen in de database. Dit geldt alleen wanneer er eerder processen zijn aangemaakt. Deze lijst is vanzelfsprekend leeg, wanneer er nog geen processen zijn getekend. Om een proces aan te maken, moeten de volgende stappen worden gevolgd:

  1. Klik op ‘’proces aanmaken’’.

  2. Voer code in

  3. Vul een procesnaam in

  4. Wijs een proceseigenaar toe

  5. Selecteer een procestype

  6. Selecteer document classificatie

  7. Klik op ‘’Opslaan’’.

  8. Selecteer proces

  9. Klik op ‘’Toevoegen’’

Nu de naam is gedefinieerd, is het tijd om de revisie aan te maken en het proces daadwerkelijk te tekenen. Dit kan door de onderstaande stappen te doorlopen:

  1. Klik op ‘’Processen’’ aan de linker kant van het scherm.

  2. Klik op het proces, waarvan je een revisie wilt maken.

  3. Klik op het ‘’+’’ icoon aan de rechterkant van het scherm.

  4. Voer de versie, een toelichting, een doel, een toepassingsgebied, eventuele notities, de herhalingsfrequentie om te reviewen, KPI normen, kwaliteitsnormen en ISO elementen in

  5. Klik op ‘’Opslaan’’.

#3.2 Tekenen van het proces

Wanneer de stappen van 3.1 zijn doorlopen, opent het lege stroomschema met de blokken verticaal onder elkaar. De rechterzijde van het scherm is verdeeld in twee blokken. Boven het blok van de functionarissen en onder het blok van de RASCI rollen.

Het tekenen van het proces kan door gebruik te maken van de rechtermuisknop wanneer de muis over de lege vlakken gaat van het te maken stroomschema. Om een proces te tekenen, kunnen de volgende stappen worden gemaakt. Let op, de volgende activiteiten binnen de stappen zijn fictief:

  1. Klik op de rechtermuisknop.

  2. Klik op

  1. Begin toevoegen

  2. Activiteit toevoegen

  3. Activiteit toevoegen

  4. Beslismoment toevoegen

  5. Eind toevoegen

  6. Tekst toevoegen

  1. Geef de gekozen stap een naam/ omschrijving.

  2. Klik op ‘’Toevoegen’’.

De activiteiten binnen het proces kunnen met elkaar worden verbonden door middel van pijlen.

  1. Houd je muis op de activiteit die verbonden moet worden.

  2. Er verschijnen nu rode contactpunten.

  3. Klik op een contactpunt en houd je muis ingedrukt.

  4. Vanuit dit contactpunt sleept u de pijl naar het betreffende blokje.

  5. Wanneer de pijl de activiteit raakt, ontstaat ook hier een contactpunt.

  6. Wanneer deze met elkaar worden verbonden, is de pijl getekend.

#3.2.1 Snapping

Het uitlijnen tijdens het tekenen van de processen wordt vereenvoudigd door de snappinglines die worden getoond tijdens het verplaatsen van het input-, output-, of activity element. Op deze manier kan elk proces perfect worden uitgelijnd. De guidelines zijn ook te herkennen tijdens het tekenen van een business model.

#3.2.2 Opmaak als optioneel

Een beslismoment, activiteit, document of documentenbundel kunnen worden opgemaakt als optioneel. Deze functie bij het tekenen van een proces is als volgt te bedienen:

  1. Dubbel klik op het betreffende element.

  2. Vink “Gestreepte rand” aan.

  3. Opslaan.

#3.3 Documenten toevoegen aan het proces

Als in- output kan ervoor worden gekozen om bestaande documenten te plaatsen binnen het proces. Ook dit werkt via de rechtermuisknop. Klik met de rechtermuisknop op de plaats waar u het document wilt plaatsen

  1. Houd je muis over het proces.

  2. Klik op de rechtermuisknop.

  3. Klik op ‘’Document toevoegen’’.

  4. Typ de naam van het document of selecteer een document uit de lijst van bestaande documenten binnen het systeem (Icoon)

  5. Klik op ‘’Toevoegen’’.

#3.4 Documenten Bundels toevoegen aan het proces

Wanneer er meerdere documenten toegevoegd moeten worden aan een proces, kan ervoor worden gekozen om een documentenbundel toe te voegen. Het toevoegen hiervan is vergelijkbaar met dat van een enkel document:

  1. Houd je muis naast het proces.

  2. Klik op de rechtermuisknop.

  3. Klik op ‘’Documentenbundel toevoegen’’.

  4. Typ de naam van de documentenbundel of selecteer een documentenbundel uit de lijst van bestaande documentenbundel binnen het systeem (Icoon)

  5. Klik op ‘’Toevoegen’’.

#3.5 Bestand toevoegen aan het proces

Wanneer er een database moet worden aangeduid, kan er binnen de Process Manager gebruik worden gemaakt van de optie om een bestand toe te voegen. Voorbeelden hiervan zijn C.R.M./E.R.P- systemen waarnaar verwezen moet worden. Het toevoegen hiervan is vergelijkbaar met dat van een document(enbundel):

  1. Houd je muis naast het proces.

  2. Klik op de rechtermuisknop.

  3. Klik op ‘’Bestand toevoegen”

  4. Typ de naam van het bestand of selecteer een bestand uit de lijst van bestaande bestanden binnen het systeem (Icoon)

  5. Klik op ‘’Toevoegen’’

#3.6 Functionarissen toevoegen en de toepassing van de RASCI Methode©.

Om te bepalen welke functionarissen binnen het proces een bepaalde rol spelen, is het rechter gedeelte van het scherm ontwikkeld. Bovenin kunnen de functionarissen worden toegevoegd en onderin kunnen de rollen worden toegewezen op basis van de RASCI Methode©.

#3.6.1 Functionaris toevoegen

  1. Klik op functionaris element.

  2. Typ de naam van de functie of selecteer een functie uit de lijst van bestaande functies binnen het systeem (Icoon)

  3. Klik op ‘’Toevoegen’’.

#3.6.2 Rol toekennen aan functionaris

  1. Plaats de muis boven het blokje waarin de rol komt te staan.

  2. Selecteer de juiste letter.

  3. Voeg eventueel een aantekening of omschrijving toe.

  4. Klik op ‘’Toevoegen’’.

Tip: Wanneer de muis op het blokje van een rol wordt geplaatst, kunnen de letters van het acroniem worden getypt via het toetsenbord. Ook combinaties als C/I kunnen als sneltoets worden gebruikt.

#3.7 Goedkeuren

Voordat een proces klaar is om gepubliceerd te worden, waardoor deze zichtbaar wordt voor de viewer gebruikers, is het nodig om het proces goed te keuren. Administrators hebben de permissie om dit zelf te doen, maar kunnen dit ook laten doen door een andere administrator. In het tekenscherm is rechts het blokje goedkeuren toegevoegd. Wanneer hierop wordt geklikt, ontstaat de keuze: zelf goedkeuren of iemand toewijzen om goed te keuren. In dit laatste geval krijgt de persoon in kwestie een melding in zijn dashboard.

#3.8 Lite Admin

De Vault permissie Lite Admin geeft de gebruiker het recht om de teken omgeving van de Process Manager te benaderen en procesrevisies goed te keuren. Zijn rechten zijn beperkt tot het bekijken van de processen, documenten, documentbundels en het goedkeuren ervan. De Lite Admin kan niet publiceren of wijzigen. De permissie die hiervoor moet worden aangevinkt is: ‘Allow to approve revision’.