Documenten kunnen als in- of output dienen binnen een proces. Binnen dit hoofdstuk vindt u hoe u een document upload en goedkeurt.
Deze pagina bevat de volgende items.
Administrators hebben de permissie om binnen de applicatie documenten aan te maken en hierbij vervolgens een document te uploaden. Dit kunnen zij doen door de volgende stappen te doorlopen:
Klik op Documenten aan de linkerkant van het scherm.
Klik op ‘’Document aanmaken’’.
Vul de code, naam, documenteigenaar, eventuele toelichting en tags in.
Klik op ‘’Opslaan’’.
Het document is nu aangemaakt binnen de applicatie. De volgende stap is om daadwerkelijk een document hierbij te uploaden. Dit kan door middel van het aanmaken van een revisie. Dit kan door de volgende stappen te volgen binnen het detailscherm van het document, waarin de code, naam, documenteigenaar, eventuele toelichting en tags te herkennen zijn.
Klik op het ‘’+’’ icoon.
Vul het juiste versienummer in.
Voeg eventuele notities toe.
Vul een eventuele herhalingsfrequentie in.
Maak de keuze tussen het uploaden van een bestand of het gebruik van een link.
Upload het daadwerkelijke bestand door te klikken op het hiervoor bestemde vlak.
Klik op ‘’Opslaan’’
Het is tevens mogelijk om een bestand in het daarvoor bestemde vlak te slepen bij bovenstaande laatste stap.
Op het dashboard is een blok concepten ingericht. Hierbij is een tab documenten vormgegeven. Wanneer er een document is aangemaakt, en er daadwerkelijk een document onder is gehangen, is het tijd om dit document te controleren en goed- of af te keuren. Dit kan in het detailscherm van het document. Dat kan gemakkelijk en snel door in het menu op documenten te klikken en het document te selecteren of door het dashboard te gebruiken bij het daarvoor ingerichte blok. Eenmaal bij de document details kunnen de volgende stappen worden doorlopen:
Klik in de revisie regel op ‘’Goedkeuren’’.
Wijs de goedkeuring toe aan een gebruiker of keur het zelf direct goed.
Klik op ‘’Goedkeuren / Laten beoordelen’’.
Om processen, documenten, files, functiegebieden, fases, afdelingen, medewerkers en posities niet meer te tonen kan er worden gekozen om deze te verwijderen of te archiveren. Hiervoor kan de prullenbak in de regel van het desbetreffende element worden gebruikt, waarna de keuze wordt geven of het element verwijderd of gearchiveerd moet worden.
Tonen en terugzetten Wanneer een element is verwijderd, kan deze terug worden gezet door gebruik te maken van de ‘toon gearchiveerde’ knop. Deze is geplaatst naar de zoekfunctie bij processen, documenten, files, functiegebieden, fases, afdelingen, medewerkers en posities. Om het element terug te zetten vanuit het archief kan er op de circulerende pijltjes worden geklikt in de desbetreffend regel.
Om verschillende classificatieniveaus aan te maken gaat een admin naar de instellingen. Onder de kop “Inrichting” is “Document classificaties” geplaatst. Achter deze knop bevindt zich een scherm waarin de classificatie kan worden aangemaakt met de “Document classificatie aanmaken” knop, rechts bovenin geplaatst.
Klik op ‘’Instellingen’’.
Klik op ‘’Document classificaties’’.
Klik op ‘’Document classificatie aanmaken’’
Voer het ‘’Niveau’’ in.
Geef de classificatie een omschrijving.
Ving aan of de classificatie standaard is Ja/Nee.
Klik op ‘’Opslaan’’.
Waar de code, naam proceseigenaar en procestype wordt ingevoerd bij het aanmaken van een proces, kan ook de document classificatie worden gekoppeld. Dit is de laatste optie in het desbetreffende meta-datascherm. De classificatie is terug te vinden op de print en download van het proces waaraan de classificatie is gekoppeld.
Klik op ‘’Processen’’.
Klik op het ‘’Kladblok’’ icoontje aan de rechterkant van de procesregel.
Vul de document classificatie in.
Klik op ‘’Opslaan’’.
Wanneer er een document wordt gedownload uit de lijst of vanuit het proces, opent er een nieuw venster met hierin een overzicht van de reeds gedownloade documenten.